Tabela de Temporalidade

Gostaria de compartilhar com meus colegas um assunto importante, e que estamos sempre procurando informações a respeito.

TABELA DE TEMPORALIDADE é o instrumento onde se determina o prazo de permanência de um documento em um arquivo e sua destinação após este prazo.
Existem documentos que devem ser guardados por mais tempo, que são os relacionados às áreas contábil, fiscal, financeira e pessoal. A eliminação de documentos de arquivos, devem obedecer as normas do CONARQ, em destaque os documentos produzidos por todos os órgãos integrantes do poder público.
Tabela de Temporalidade Documental - TTD É necessário que cada organização faça a constituição legal de sua Comissão Permanente de Avaliação de Documentos. Dependendo do porte da mesma, poderá haver mais de uma Comissão.

Tabela de Temporalidade Documental Simplificada

Aviso e recibo de férias - 10 anos - Dec.3.048/99, Art.225

Certidão Negativa de Débito - 90 dias - Decreto 4.729/03, Art.257

Contas de água, luz e telefone - 05 anos* - Lei 5.172/66, Art.173

Contrato de estágio - 05 anos - Const.Federal, Art.7

Espelho ou cartão ponto - 05 anos - Const.Federal, Art.7

Extrato bancário - 05 anos* - Lei 5.172/66, Art.173

Declaração de informações econômicas e fiscais da pessoa jurídica - DIPJ (Imposto de Renda) - 10 anos - Lei 8.212/91, Art.46

Nota fiscal - 05 anos* - Lei 5.172/66, Art.173

Prestação de contas de viagem - 05 anos* - Lei 5.172/66, Art.173

Controle de entrega de vale transporte e alimentação - 05 anos - Const.Federal, Art.7

* O prazo inicia no exercício seguinte ao do fato gerador. Por exemplo, se uma conta de luz venceu no mês de março/2006, comece a contar o prazo de guarda a partir de janeiro/2007.
Atenção
Ao implantar a Tabela de Temporalidade Documental, deve-se utilizar como referência os prazos de guarda estabelecidos pelas legislações, mas sempre considerando as particularidades de sua empresa.

Por Denise Ismerio